Le aziende di servizi pubblici e di manutenzione stradale dipendono da software che supportano attività complesse sotto reale pressione. I loro team pianificano migliaia di interventi ogni settimana e devono coordinare squadre e attrezzature su aree estese. In questo contesto, una chiara interfaccia SaaS è un requisito operativo.
Il prodotto che abbiamo riprogettato apparteneva a una piccola azienda guidata dai fondatori con circa dieci dipendenti. Avevano costruito un backend solido e raggiunto la redditività, ma la crescita si era fermata. I nuovi clienti trovavano l’interfaccia difficile da capire. I team di supporto passavano tempo a rispondere a domande di base e le chiamate di vendita si trasformavano spesso in spiegazioni della UI. La struttura legacy del prodotto è diventata un ostacolo proprio nel momento in cui l’azienda aveva bisogno di scalare.
Sviluppatori e un graphic designer avevano lavorato insieme per diversi anni, ma i moduli si comportavano in modo diverso e gli utenti dovevano esaminare più schermate per prendere una singola decisione. Durante i picchi di carico questo generava stress e controlli ripetuti. Con la crescita dell’azienda, le decisioni su funzionalità, flussi di lavoro e priorità coinvolgevano fondatori, sviluppatori, vendite, supporto e clienti chiave. Senza un framework UX centrale, questa governance multi-stakeholder ha creato aspettative contrastanti e decisioni incoerenti tra i moduli.
Questo progetto fa parte del nostro lavoro continuo nel campo delle soluzioni SaaS enterprise e del software professionale, dove UX basata su evidenze, ottimizzazione dei flussi di lavoro e coerenza di sistema guidano l’efficienza operativa.
Abbiamo applicato Dynamic Systems Design, un metodo che sviluppa soluzioni attraverso sperimentazione embedded, risolve le tensioni tra ottimizzazione locale e coerenza del sistema, e guida l'implementazione fino a quando le organizzazioni acquisiscono indipendenza.
La nostra agenzia di UX design è stata incaricata di ricostruire il prodotto come esperienza SaaS enterprise. Un team senior ha lavorato per nove mesi su UX, UI, interaction design, ricerca, product ownership e project management. L’obiettivo era creare un design pratico e basato su evidenze, in grado di supportare workflow multi-ruolo e rafforzare la loro competitive position.
Evidence-Based Research
User Journey Mapping
Analisi del flusso di lavoro
Interaction Design
Usability Testing
Design UI
Sistema di progettazione
Implementation Partnership
Durante Sandbox Experiments abbiamo analizzato come l’attuale design UX SaaS creasse attrito nel lavoro quotidiano. Abbiamo misurato la durata delle attività, i punti di esitazione e gli errori ricorrenti. I pianificatori gestivano incidenti meteorologici, località in conflitto, lavori sovrapposti e improvvise carenze di team disponibili. Queste condizioni richiedono un’interfaccia che riduca il carico cognitivo invece di amplificarlo.
Ci siamo concentrati su tre aree ad alta frizione. Primo, le informazioni dovevano essere leggibili a colpo d’occhio anche con liste lunghe. Secondo, gli utenti avevano bisogno di una migliore discoverability per trovare rapidamente i lavori rilevanti. Terzo, l’interfaccia richiedeva indicatori di conflitto più chiari e una semantica visiva più forte, così da evitare controlli ripetuti sotto stress.
Questi miglioramenti si basavano su un design basato su evidenze piuttosto che su preferenze stilistiche. Hanno contribuito a stabilizzare i comportamenti nei periodi di picco e a ridurre la dipendenza dalla memoria a breve termine. Il risultato è un’interfaccia SaaS che supporta produttività e precisione lungo l’intera user journey.
Ruoli diversi si affidano alla stessa piattaforma SaaS enterprise, ma non condividono lo stesso modello mentale. Attraverso sessioni di task analysis e user interview, abbiamo suddiviso i workflow in 47 micro-attività su tre personas principali.
I pianificatori hanno bisogno di velocità, azioni batch e visibilità immediata sulla disponibilità dei team. Gli operations manager monitorano eccezioni e rischi emergenti su orizzonti temporali più ampi. I tecnici sul campo necessitano di dettagli chiari sulle attività, misure di sicurezza e conferme che funzionino anche con i guanti o in piena luce solare.
Un miglioramento che aiuta un ruolo può creare punti ciechi per un altro. Un layout ottimizzato per i pianificatori può nascondere segnali fondamentali per i manager. Una struttura rassicurante per i tecnici può offuscare i dati temporali per chi pianifica. Mappando le micro-attività e utilizzando il user journey mapping, abbiamo risolto queste tensioni attraverso il tension-driven reasoning e creato workflow che supportano ogni ruolo senza compromettere la chiarezza per gli altri.
Questi conflitti di workflow riflettevano la struttura stessa dell’organizzazione. Gli stakeholder avevano priorità diverse. Ad esempio, i pianificatori ottimizzavano per la produttività, gli operations manager per la stabilità, i team sul campo per la sicurezza e le vendite per la chiarezza nelle demo. Il redesign ha creato una base unificata in grado di soddisfare questi interessi contrastanti senza introdurre ambiguità per gli utenti.
Questo approccio riflette un principio fondamentale della UX enterprise. Un’unica interfaccia deve adattarsi a diversi livelli di attenzione, ritmi e responsabilità, mantenendo il sistema prevedibile per tutti gli utenti.
Abbiamo utilizzato un approccio basato su evidenze che combinava user research, scienze comportamentali, benchmarking e usability testing. In tre mesi abbiamo condotto cinque interviste con gli stakeholder e 43 interviste individuali agli utenti con 21 partecipanti. Abbiamo inoltre svolto tre sessioni di osservazione in situ per comprendere il lavoro sotto reale pressione temporale.
Nel corso di quattro cicli di usability testing con prototipi, abbiamo analizzato il comportamento di scansione, i punti di esitazione e gli schemi di errore come sequenze errate o assegnazioni duplicate. La ricerca scientifica ci ha aiutato a interpretare questi risultati. Concetti come la semantica del colore, il carico cognitivo e la fatica decisionale hanno guidato le scelte su raggruppamento, gerarchia e tempistica del feedback di sistema.
Il benchmarking ha fornito un contesto di settore per i workflow SaaS enterprise e ha evidenziato le lacune dell’interfaccia legacy. Questa combinazione di fonti di evidenza ha garantito che i cambiamenti fossero basati su comportamenti osservati anziché su assunzioni. Ci ha anche permesso di osservare i comportamenti e affinare i miglioramenti passo dopo passo, creando regole di interaction design prevedibili per l’intera interfaccia SaaS.
Le analisi interne hanno mostrato chiari miglioramenti dopo il redesign dell’interfaccia SaaS. Ad esempio, aumenti di produttività come il 62% di rapidità in più nella ricerca dei lavori, l’83% nell’ottimizzazione della sequenza e il 58% nella pianificazione settimanale.
Una migliore organizzazione e una navigazione più chiara hanno ridotto il tempo necessario per individuare e assegnare il lavoro. Indicatori predittivi hanno fatto emergere i conflitti in anticipo, e la sequenziazione assistita dall’AI ha supportato i pianificatori durante i picchi di carico.
Questi miglioramenti sono andati oltre la produttività. Anche l’onboarding è cambiato in modo significativo. In precedenza, i nuovi utenti avevano bisogno di una formazione remota di un’ora. Dopo il redesign, l’onboarding poteva avvenire tramite un video opzionale di quindici minuti. Circa il 90% degli utenti ha iniziato a usare il sistema senza istruzioni dal vivo.
Anche i ticket di supporto sono diminuiti. Le domande “How can I” sono scese a circa il 5% del livello precedente. Le domande “Can the system do X” sono scese a circa il 60%. Le conversioni di vendita si sono quadruplicate e l’azienda ha iniziato a vincere clienti quattro o cinque volte più grandi di prima. Nelle gare formali, i punteggi complessivi sono migliorati del 10–20% grazie al cambiamento di design, a seconda del peso dei criteri di valutazione.
I tecnici sul campo lavorano all’aperto, spesso sotto pressione temporale, con interruzioni e vincoli ambientali. Le loro esigenze sono diverse da quelle di pianificatori e manager. L’interfaccia deve offrire chiarezza senza richiedere interazioni precise o lunghe catene di navigazione.
Abbiamo progettato un componente per la compliance e le misure che mostra i passaggi richiesti nel momento giusto. Evidenzia le dipendenze, mostra i requisiti di sicurezza e guida le conferme senza sovraccaricare l’utente. Nei test con i tecnici, questo ha ridotto l’incertezza all’inizio delle attività e ha aiutato a garantire che le procedure venissero seguite in modo coerente.
Quando i lavori sono in ritardo, parzialmente completati o influenzati dal meteo, l’interfaccia si adatta senza imporre lunghi percorsi correttivi. Le eccezioni vengono trattate come parti normali dei workflow SaaS enterprise, anziché come rari edge cases.
Questo approccio supporta sia la sicurezza operativa sia la stabilità emotiva in condizioni di lavoro sul campo impegnative.
L’interfaccia precedente aveva accumulato incoerenze nel corso degli anni. Moduli diversi si comportavano in modo differente e gli utenti dovevano spesso passare da una schermata all’altra per confermare informazioni di base. Questo creava confusione per gli utenti e un elevato carico di manutenzione per gli sviluppatori.
Per rendere l’implementazione prevedibile, abbiamo tradotto la nuova logica di interazione in un inventario completo di componenti. Ogni componente includeva stati, condizioni, transizioni documentati ed esempi di comportamento previsto. Abbiamo inoltre documentato workflow condizionali per le eccezioni, così che gli sviluppatori potessero gestire veri edge cases senza improvvisare.
Durante lo sviluppo abbiamo tenuto sessioni di supporto regolari con il team di ingegneria composto da cinque persone. Questo ci ha permesso di chiarire le decisioni in anticipo e ridurre le rilavorazioni. Il risultato è stato un numero inferiore di regressioni, responsabilità più chiare e un minore impegno in QA. Il team ha acquisito un modello mentale coerente del design della UI SaaS invece di una raccolta di schermate scollegate.
Il Design System è diventato la base dell’intera esperienza SaaS enterprise. Include 68 componenti con oltre 200 stati documentati e supporta 15 tipi di workflow tra pianificazione, operazioni, reporting e coordinamento sul campo.
Spaziatura, semantica dei colori e tipografia sono state definite per supportare grandi set di dati, bacheche di pianificazione complesse e aggiornamenti in tempo reale. Le regole di raggruppamento mantengono insieme le informazioni correlate, riducendo la dipendenza dalla memoria e favorendo una scansione rapida durante i picchi di lavoro.
Per gli sviluppatori, il Design System funziona come una libreria di pattern prevedibili. Poiché ogni componente segue la stessa struttura, l’implementazione di nuove funzionalità richiede meno decisioni e genera meno incoerenze. Questo riduce il tempo di sviluppo per feature e mantiene sotto controllo la manutenibilità a lungo termine.
L’interfaccia SaaS riprogettata ha rafforzato il prodotto sotto il profilo business, utente e tecnico. Ha supportato clienti più grandi, migliorato i punteggi nelle gare e reso l’interfaccia un vantaggio visibile durante le demo. I potenziali clienti ne hanno apprezzato la chiarezza e l’azienda ha iniziato a conquistare clienti di dimensioni diverse volte superiori rispetto a prima.
Come agenzia di UI design e partner di lungo periodo, abbiamo lavorato al redesign per nove mesi e fornito due anni completi di supporto dopo la consegna. In questo periodo abbiamo chiarito le decisioni di design, adattato i componenti per nuove funzionalità e aiutato gli sviluppatori a mantenere la coerenza.
L’organizzazione ha acquisito risorse intangibili: capacità di giudizio sull’ottimizzazione dei workflow nei software professionali, un’intuizione di prodotto condivisa su come dovrebbero funzionare i sistemi multi-ruolo e una capacità di ragionamento che consente ai team di estendere l’interfaccia senza frammentarla. Il sistema mantiene la sua competitive position supportando workflow operativi complessi con chiarezza e prevedibilità, mentre i concorrenti che privilegiano l’accumulo di funzionalità rispetto alla coerenza dei workflow faticano a servire organizzazioni che operano sotto pressione in tempo reale.
Il risultato è una base di UX enterprise che riduce il carico cognitivo, supporta workflow complessi e abbassa il rischio di errore. Per il team del cliente, il prodotto è passato dall’essere una fonte di frustrazione a uno strumento che possono presentare con sicurezza e orgoglio.